I. Informații Generale

S.C. Hoston S.R.L., denumită în continuare HostOn, în calitate de operator de date cu caracter personal, autor, proprietar și administrator al hoston.ro, respectă dreptul la confidențialitate și securitatea prelucrării datelor cu caracter personal ale fiecărei persoane care vizitează și/sau utilizează serviciile oferite de acest website, și se angajează să protejeze datele și informațiile personale ale acestora. Prezentul document se aplică website-ului hoston.ro, denumit în continuare "Website".

HostOn este înregistrată ca operator de date cu caracter personal la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, sub numărul de înregistrare 30701.

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul general privind protecția datelor - RGPD), care a înlocuit Legea 677/2001, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, HostOn are obligația de a administra în condiții de siguranță și numai în scopurile și perioada specificate în acest document, datele personale pe care ni le furnizați despre propria persoană, un membru al familiei sau o altă persoană, precum și datele personale vizibile în contextul utilizării acestui website.

Prin date cu caracter personal se înțeleg orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă. O persoană fizică identificabilă este aceea care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin intermediul unui nume, unui număr de identificare, datelor de localizare, unui identificator online sau prin referire la unul sau mai multe elemente specifice proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Prezenta Politică are aplicabilitate asupra tuturor dispozitivelor electronice utilizate în scopul accesării Website-ului. În cazul în care nu sunteți de acord cu termenii și condițiile legate de utilizarea acestora (expuse în acest document în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal, dar și în documentele Politica Cookie, respectiv Termeni și Condiții din perspectiva informațiilor confidențiale), vă rugăm să nu utilizați website-ul.

II. Categoriile de date cu caracter personal solicitate și prelucrate

Website-ul este structurat într-un mod care permite vizitarea respectiv utilizarea acestuia fără a fi nevoie de dezvăluirea vreunei informații personale din partea vizitatorilor acestuia. La fiecare vizitare/utilizare a Website-ului serverul colectează, respectiv stochează în forma unor jurnale electronice pentru perioade scurte de timp informații de bază care includ adresa IP, programul de navigare (browser) folosit, numele domeniului referent (prin intermediul căruia vizitatorul a ajuns la Website), orele de acces, durata vizitei și paginile vizitate. În afară de adresa IP, nici una dintre aceste date de trafic nu reprezintă informații identificabile, acestea fiind stocate doar pentru scopuri de statistică / analiză în vederea îmbunătățirii serviciilor și desigur, în scopuri de prevenire a unei fraude sau al unui abuz asupra sistemului informatic. Aceste date nu se dezvăluie nici unei persoane fizice sau juridice în afara HostOn sub nici o formă, excepție facând situațiile prelucrărilor efectuate de autorităţile competente în scopul prevenirii, descoperirii, cercetării,urmăririi penale şi combaterii infracţiunilor sau al executării pedepselor. Orice alte informații sunt furnizate strict voluntar din partea vizitatorului/utilizatorului, neexistând nicio obligație în furnizarea datelor personale către HostOn. Deși unele servicii oferite de HostOn nu pot fi folosite fără furnizarea anumitor date, transmiterea acestora este strict voluntară.

a) Vizitator al Website-ului

b) Client al Website-ului

III. Scopurile prelucrării

Principiile noastre generale în ceea ce privește prelucrarea datelor personale aparținând vizitatorilor website-ului (considerați a fi cumpărători ai oricăror dintre serviciile disponibile pe Website) precum și cele aparținând vizitatorilor Website-ului sunt prezentate în cele ce urmează:

a) Vizitator al Website-ului

• pentru a răspunde solicitărilor transmise prin completarea formularelor disponibile pe Website
• pentru a răspunde solicitărilor transmise prin intermediul sistemului de suport online
• pentru monitorizarea traficului și îmbunătățirea experienței oferite pe Website

b) Client al Website-ului

În ceea ce privește Clienții sau potențialii Clienți, datele și documentele furnizate de aceștia în timpul încheierii contractului sau ulterior acestuia vor fi prelucrate exclusiv în conformitate cu prevederile legale aplicabile, inclusiv Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR). Datele și documentele furnizate de Clienți vor fi utilizate exclusiv în scopul executării contractului dintre HostOn și respectivul Client și nu vor fi transferate către terțe persoane sau companii neautorizate sau dezvăluite sub nicio formă, decât în cazurile prevăzute de lege sau cu acordul expres al Clientului.

Utilizăm datele personale și documentele furnizate de Clienți în următoarele scopuri:

1. Desfășurarea relației contractuale dintre Client și HostOn, inclusiv preluarea, validarea, facturarea și activarea comenzii plasate pe website și informarea clientului cu privire la starea comenzii.
2. Îndeplinirea obligațiilor legale care revin HostOn în contextul serviciilor prestate prin intermediul website-ului, inclusiv obligațiile fiscale și de arhivare.
3. Comunicarea informațiilor despre starea rețelei și eventuale lucrări de mentenanță/întreruperi în furnizarea serviciilor.
4. Transmiterea comunicărilor comerciale privind serviciile oferite de HostOn prin mijloacele de comunicare la distanță (e-mail, SMS), în cazul în care ați dat consimțământul în acest sens.

Prelucrarea datelor în scopurile menționate se bazează pe contractul încheiat între Client și HostOn, așa cum este definit în Termenii și Condițiile noastre, și este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale. Refuzul furnizării datelor poate duce la imposibilitatea HostOn de a respecta obligațiile legale și, prin urmare, la imposibilitatea de a vă oferi servicii prin intermediul website-ului. Prelucrarea datelor în scopuri de marketing se realizează pe baza consimțământului oferit, în cazul în care alegeți să îl furnizați prin bifarea căsuței corespunzătoare în momentul creării contului sau ulterior, prin intermediul contului de client. Furnizarea datelor pentru oricare dintre situațiile menționate mai sus este voluntară, dar necesară pentru utilizarea serviciilor menționate anterior și pentru încheierea unui contract între client și HostOn.

c) General

Prelucrarea datelor se bazează pe temeiul legal al interesului legitim al HostOn de a asigura funcționarea corectă a website-ului și de a îmbunătăți în mod constant experiența vizitatorilor website-ului. Scopurile includ: Administrarea și îmbunătățirea serviciilor; Desfășurarea activităților comerciale; Reclamă, marketing și activități de promovare a serviciilor Hoston S.R.L.; Furnizarea de servicii de relații cu clienții post-vânzare.

IV. Durata pentru care păstrăm / prelucrăm datele

Ca principiu fundamental, HostOn va prelucra datele cu caracter personal doar pe o perioadă strict necesară pentru atingerea scopurilor. În cazul în care sunteți client, vom prelucra datele pe întreaga durată a relațiilor contractuale și ulterior, conform obligațiilor legale care revin în sarcina HostOn.

Pentru conturile de client, acestea vor fi păstrate timp de 10 ani de la înregistrarea ultimei tranzacții financiare pe respectivul cont și vor fi șterse automat la îndeplinirea acestui termen, cu condiția ca pe cont să nu mai existe servicii active. După ștergerea contului, informațiile asociate contului sunt pseudonimizate și stocate pentru o perioada suplimentară de 10 ani de zile în conformitate cu măsurile de securitate prevăzute de GDPR. În cazul documentelor justificative financiar-contabile, acestea vor fi păstrate timp de 10 ani de la încheierea exercițiului financiar.

Ștergerea contului este posibilă doar în situația în care pe acesta nu există servicii active. În cazul în care există servicii active, acesta poate fi închis doar dacă se așteaptă încheierea perioadei contractate sau se renunță la servicii prin cerere scrisă/transfer.

Dacă doriți să nu mai fim preocupați de prelucrarea datelor cu caracter personal sau dacă doriți ștergerea datelor, vă puteți exercita drepturile detaliate la punctul VII de mai jos.

Dacă vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea datelor în scop de marketing, HostOn va înceta prelucrarea datelor cu caracter personal în acest scop, fără a afecta prelucrările efectuate anterior de către HostOn pe baza consimțământului exprimat.

În ceea ce privește notele interne, întocmirea de statistici, îmbunătățirea serviciilor și cercetarea/studiile de piață, păstrăm datele personale doar în măsura în care este necesar pentru a atinge aceste scopuri și în conformitate cu dispozițiile legale. Durata de stocare a acestor date este determinată în funcție de necesitățile specifice ale fiecărui scop și este revizuită periodic pentru a asigura că datele nu sunt păstrate mai mult decât este necesar.

În toate cazurile, stocarea datelor personale respectă principiile GDPR, inclusiv limitarea scopului, minimizarea datelor și asigurarea acurateței și actualizării acestora. Ne asigurăm că datele personale sunt șterse sau anonimizate în mod adecvat după expirarea perioadei.

V. Dezvăluirea datelor cu caracter personal

Informațiile înregistrate sunt destinate utilizării exclusiv de către HostOn. Cu toate acestea, pot fi dezvăluite către:

• Parteneri contractuali ai HostOn: În temeiul unui angajament de confidențialitate.
• Furnizori de servicii: Specializați în marketing, servicii de plată/bancare, curierat sau firme de registrare de domenii.
• Autorități publice: În cazul în care este necesar pentru prevenirea, investigarea și combaterea infracțiunilor.

VI. Transferul datelor cu caracter personal

Transferul datelor cu caracter personal în afara țării sau a Uniunii Europene va avea loc doar în situațiile în care acest transfer este necesar pentru a îndeplini obligațiile contractuale asumate (ex: înregistrare domenii).

Un exemplu în acest sens este serviciul de înregistrare a domeniilor. În funcție de extensia de domeniu solicitată, este posibil ca datele personale să fie transferate în afara țării respective sau a Uniunii Europene. În astfel de cazuri, vom lua toate măsurile necesare pentru a ne asigura că transferul respectă cerințele legale și că datele sunt protejate în mod adecvat conform legislației aplicabile în domeniul protecției datelor cu caracter personal.

Vă informăm că, atunci când transferăm datele cu caracter personal în afara Uniunii Europene, vom utiliza mecanisme adecvate pentru a garanta protecția datelor în conformitate cu legislația în vigoare, cum ar fi clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau alte mecanisme legale prevăzute de GDPR.

Dacă aveți întrebări suplimentare sau doriți mai multe informații despre transferul datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la adresa de email office@hoston.ro.

VII. Drepturile de care beneficiați

În conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal, în calitate de persoane vizate, aveți dreptul de a beneficia de următoarele drepturi:

• Dreptul la informare: dreptul de a primi informații detaliate cu privire la activitățile de prelucrare desfășurate de către HostOn, conform descrierii din prezenta politică de confidențialitate.
• Dreptul la acces: dreptul de a obține confirmarea din partea HostOn cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, precum și de a primi informații referitoare la modul în care sunt prelucrate aceste date, scopul prelucrării, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, etc.
• Dreptul la rectificare: în cazul în care datele cu caracter personal sunt inexacte sau incomplete, aveți dreptul de a solicita corectarea acestora într-un mod prompt de către HostOn. Orice rectificare sau completare va fi comunicată către toți destinatarii cărora li s-au transmis inițial datele, cu excepția cazului în care acest lucru este imposibil sau presupune eforturi disproporționate.
• Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat"): aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal în următoarele situații: datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate; v-ați retras consimțământul și nu există un alt temei legal pentru prelucrare; vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze; datele au fost prelucrate ilegal; datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal în situații specifice (ex: contestați exactitatea datelor).
• Dreptul la portabilitatea datelor: dreptul de a primi datele cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și ușor de citit, precum și dreptul de a solicita transmiterea acestor date către alt operator de date.
• Dreptul la opoziție: dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal, pe baza interesului legitim al HostOn sau în scopuri de interes public. Puteți solicita în orice moment, gratuit și fără justificare, ca datele care vă privesc să nu fie prelucrate în scopuri de marketing direct.
• Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automate: Aveți dreptul de a nu fi supus unei decizii luate exclusiv pe baza unor activități de prelucrare automate, inclusiv crearea de profiluri.
• Dreptul de a vă adresa autorităților: Aveți dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau instanțelor competente.

Dreptul de acces și rectificare este oferit prin intermediul aplicației utilizate pentru accesarea contului de client. Pentru orice întrebări suplimentare privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor menționate mai sus, vă rugăm să ne contactați prin email la adresa: office@hoston.ro

VIII. Control, acces și securitate

HostOn utilizează metode organizaționale și tehnice pentru a asigura protecția datelor. Angajații au încheiate contracte de confidențialitate. Informațiile clienților sunt stocate și prelucrate prin intermediul aplicației WHMCS. Accesul este permis doar clientului și operatorilor HostOn prin nume de utilizator și parolă distincte. Clienții pot activa autentificarea în doi factori (2FA). Prelucrarea datelor are loc exclusiv în sediile Hoston S.R.L. și în centrele de date partenere.

Cu toate acestea, este important de menționat că niciun program de securitate a informațiilor nu este infailibil. Clientul înțelege și acceptă pe deplin că HostOn nu își asumă responsabilitatea pentru consecințele sau perturbările care pot apărea ca urmare a utilizării improprii a portalului de către clienți. Aceasta include, dar nu se limitează la:

• Adăugarea de către administratorul contului de client a unui utilizator al cărui date de contact nu aparțin clientului (cum ar fi adrese de e-mail, carduri de plată, numere de telefon etc.). Clientul poartă întreaga responsabilitate pentru utilizarea acestor date de acces în portal.
• Accesarea portalului și efectuarea de intervenții respectiv ajustări de către administratori sau utilizatori care nu mai au drepturile de acces acordate de client.
• Accesarea în mod repetat și abuziv a funcționalităților disponibile în contul de client.
• Distribuirea și copierea link-urilor care conțin token-uri de autentificare către alte dispozitive, browsere sau părți terțe.
• Transmiterea informațiilor, respectiv a datelor de acces necesare accesării, autentificării și autorizării în contul de client către diverse persoane.

Pierderile generate Clientului prin nerespectarea politicilor de securitate agreate de comun acord în condițiile prezentei politici nu se vor considera a fi din vina HostOn și nu vor putea atrage răspunderea HostOn.

IX. Prevederi speciale legate de minori

HostOn nu colectează cu bună știință sau intenționat date despre minori. Nu oferim servicii persoanelor minore.

X. Social Media

Utilizăm platforme precum Facebook, Twitter, Linkedin, Youtube și Google Business. Se aplică termenii de prelucrare ai operatorului platformei respective. Website-ul nostru include butoane de distribuire guvernate de politicile companiilor furnizoare.

Vă informăm că website-ul nostru poate conține link-uri către alte site-uri. Nu controlăm și nu suntem responsabili pentru conținutul sau practicile acestor site-uri. Furnizarea acestor link-uri nu constituie aprobarea activității respective, conținutului sau proprietarilor site-urilor respective. Această Politică de Confidențialitate nu se aplică acestor website-uri, deoarece ele sunt supuse propriilor lor politici de confidențialitate.

XI. Procesator

În calitate de procesator, HostOn se angajează să proceseze informațiile doar în scopurile impuse de client, să aplice standarde de securitate stricte, să raporteze breșele de securitate și să stocheze informațiile doar pe servere aflate în România.

XII. Valabilitatea documentului

Prezentul document are o valabilitate nedeterminată. HostOn își rezervă dreptul de a aduce modificări.

HostOn își rezervă dreptul de a aduce modificări la acest document, motiv pentru care clienții sunt rugați să îl consulte periodic.

Dacă aveți întrebări suplimentare legate de Politica de Confidențialitate sau doriți să obțineți informații despre datele cu caracter personal prelucrate de către HostOn și care vă privesc direct, vă rugăm să ne contactați.